Actuellement, dans la plupart des grandes entreprises, c’est souvent le service des ressources humaines qui supporte la plus grande charge de travail. En effet, ce service est chargé de trier, traiter et classer quotidiennement les papiers de l’entreprise et des employés, au détriment de l’élément humain qui est au centre de leur travail.
De plus, la gestion des ressources humaines nécessite l’accomplissement de plusieurs tâches au quotidien, ce qui entraîne le besoin d’une grande quantité de documents papier. C’est pourquoi certaines organisations utilisent volontiers un logiciel RH comme Mypeople doc, un outil utile pour rationaliser la gestion des ressources humaines dans votre entreprise, pour faciliter le travail et augmenter le rendement.
En savoir plus sur MyPersonaLDoc
MyPeopleDoc est une plateforme en ligne sécurisée qui permet aux entreprises d’envoyer des documents administratifs aux employés et de les stocker dans un coffre-fort numérique crypté.
Vous pouvez gagner du temps sur des tâches banales en dématérialisant plusieurs dossiers, comme les bulletins de salaire, grâce à cet outil, tout en respectant la réglementation en vigueur.
Voici quelques-unes des caractéristiques les plus importantes de MyPeopleDoc :
- Distribution des documents RH facilitée ; le service web s’intègre à votre infrastructure de données afin que vous puissiez automatiser l’envoi de tous vos dossiers administratifs en quelques clics de souris.
- Stockage des fichiers des employés : Chacun de vos employés bénéficiera de 10 Go d’espace de stockage gratuit et dédié, disponible pour toujours (même s’ils changent d’emploi plus tard dans leur carrière) et accessible depuis n’importe quel appareil doté d’une connexion Internet.
- Pour garantir l’optimisation de vos opérations RH, vous pouvez utiliser des fonctionnalités supplémentaires telles que le classement et l’archivage automatiques des fichiers pour mieux gérer le flux de documents liés aux RH.
- Le système robuste de dossiers médicaux électroniques MyPeopleDoc est accessible depuis n’importe quel appareil (ordinateur, tablette ou mobile). Vous pouvez vous y rendre quand vous le souhaitez et de n’importe où.
Remplissez le formulaire présenté avec vos coordonnées (nom, adresse e-mail et numéro de téléphone), le nom de votre entreprise et le nombre d’employés pour en savoir plus sur la structure tarifaire de MyPeopleDoc.
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En quoi un document reçu par MyPeopleDoc est-il différent de celui envoyé par mail ?
L’un des avantages de cette application web est qu’elle permet de récupérer tous les fichiers électroniques qui vous ont été envoyés. Contrairement au courrier électronique, ce service vérifie l’identité de l’expéditeur et garantit que tous les documents arriveront en un seul morceau. En raison de l’absence d’hologramme, de signature et de l’impossibilité de vérifier l’identité de l’expéditeur, le courrier électronique ne peut légalement garantir l’authenticité de ses pièces jointes.
MyPeopleDoc, en revanche, vérifie les informations de l’expéditeur et la validité du document au moment de la livraison. Ce faisant, le service garantit la confidentialité et la sécurité de vos données tout en préservant la longévité du logiciel. En matière de stockage de documents, la Caisse des Dépôts et Consignations Arkhinéo est celle à qui il faut faire confiance.
Comment s’inscrire et utiliser MyPeopleDoc ?
Tout travailleur ayant accès à la plateforme de numérisation et d’archivage RH peut s’inscrire à MyPeopleDoc et disposer de son propre coffre-fort numérique. Une fois sur le site, choisissez l’onglet « Inscription », puis « Demander une invitation« . Vous serez alors invité à fournir vos informations afin de pouvoir créer un compte.
Cependant, une fois le compte créé, un code d’activation sera nécessaire avant de pouvoir l’utiliser. Ce code sera envoyé par votre employeur à l’adresse électronique que vous avez fournie lors de l’inscription. Votre boîte aux lettres électronique contiendra ensuite un lien ou une adresse à partir desquels vous pourrez obtenir le mot de passe fourni par l’entreprise en réponse à votre demande d’invitation. Une fois votre compte créé, vous disposerez d’un endroit sécurisé pour sauvegarder tous vos documents numériques, tels que les bulletins de salaire, les certificats d’emploi, la correspondance professionnelle, etc.
Comment peut-on utiliser MypeopleDoc ?
L’idée derrière cet outil est d’avoir votre propre « coffre-fort » électronique où vous pouvez stocker vos fichiers et papiers importants. Vous pouvez y renommer, trier et naviguer dans vos fichiers. Naturellement, vous pourrez également transférer des fichiers entre utilisateurs et autres parties. L’espace de stockage est limité à 10 Go, et la taille maximale des documents stockés est de 250 Mo.
- Récupérer et supprimer des documents
En outre, un utilisateur de Mypeople Doc vault doit se débarrasser de tous les fichiers inutiles. Néanmoins, si le fichier a été supprimé par inadvertance ou à la hâte, vous pouvez toujours le récupérer. Ici, il faut faire sauter le bouchon si l’on veut que la répression s’installe pour de bon.
- Liées deux comptes connectés
Chaque employeur peut envoyer et recevoir des papiers différents à chaque dépôt lorsqu’un compte est lié à un ou plusieurs d’entre eux. L’utilisateur est alerté par e-mail à chaque nouvelle activité.
- Historique des actions
Enfin, MyPeopleDoc dispose d’une fonction d’historique qui vous permet de revoir l’activité passée du compte.
les estampilles de date et d’heure pour toutes les actions effectuées, y compris les intrusions, les tentatives de connexion échouées et les fichiers téléchargés.Étant donné qu’il s’agit d’une ressource en ligne pour la gestion des RH, les détails sont cruciaux pour faciliter la communication interne d’une entreprise.