Les entretiens sont parfois annulés en raison des aléas et des imprévus de la vie quotidienne. Or, cette situation est tout sauf simple. Vous devez être capable d’informer quelqu’un que vous annulez un entretien de manière polie, que ce soit par courriel ou par téléphone. Si vous le faites correctement, vous avez de meilleures chances d’obtenir un autre rendez-vous.
La courtoisie en annulation d’entretien
Que dois-je faire si mon rendez-vous a été annulé ou reporté ? Il est essentiel de communiquer cette information aussi gentiment que possible, quelle qu’en soit la raison. Être poli dans ce scénario vous permet de rester en bons termes avec la personne que vous rencontrez. Cela vous permet également de fixer un autre rendez-vous.
Il est essentiel d’être poli. Cela rejaillit sur votre réputation auprès du recruteur. Si vous montrez un comportement froid ou même hostile envers votre interlocuteur en cas de problème, vous risquez de perdre votre opportunité.
Les recruteurs ont un impact important sur la réussite professionnelle potentielle des personnes qui rejoignent leur cabinet. Ils partagent également entre eux des informations sur les prospects à fort potentiel, ce qui vous permet de rester informé de toutes les nouvelles possibilités dès qu’elles se présentent. En outre, le fait d’être sociable peut vous aider à ouvrir plus de portes auprès d’un plus grand nombre d’entreprises et à obtenir plus de travail.
Pour que les choses restent simples, il est essentiel de savoir que les annulations peuvent être faites par courriel. En outre, si vous avez un conflit d’horaire qui vous empêcherait de vous rendre à un entretien, n’hésitez pas à nous en informer.
Exemple d’annulation d’entretien dans un mail
Il est essentiel que le formulaire d’annulation soit correct lorsque vous devez conclure une discussion par courrier électronique. Veillez à utiliser les termes et expressions appropriés pour décrire le problème. Le recruteur doit être capable de sentir votre malaise à l’idée de manquer le rendez-vous.
Il existe également deux scénarios en fonction de la raison de l’annulation. Il se peut que vous ne soyez pas en mesure de passer votre entretien en raison d’un autre emploi que vous avez accepté. Dans cette situation, présentez vos excuses sincères au recruteur et expliquez-lui pourquoi vous ne pouvez pas vous présenter.
Vous pouvez utiliser le texte suivant dans votre courriel d’annulation d’entretien :
« Objet : Annulation d’entretien
Corps du mail : Mr le recruteur,
J’ai le regret de vous informer que je dois annuler mon entretien pour le poste de…, qui devait commencer le …. En raison d’un emploi possible dans une autre entreprise, je vous prie de m’excuser pour le désagrément, mais je ne suis pas en mesure de poursuivre mon audition.
Je vous souhaite sincèrement de trouver un candidat pour le poste.
Veuillez recevoir mes respectueuses salutations,
Monsieur…, »
Si vous devez annuler un entretien par courrier électronique pour des raisons de santé, vous pouvez le reprogrammer. C’est également le cas si vous ne pouvez pas vous y rendre en raison de votre emploi actuel. Par conséquent, vous pourriez composer l’e-mail suivant :
« Objet : Demande d’une nouvelle date pour l’entretien de recrutement
Corps du mail : Mr le recruteur,
En raison de (expliquez la raison de votre empêchement), je suis désolé de vous informer que je suis contraint de demander le report de l’entretien d’embauche que vous m’aviez proposé le…. à….
Sachez que je m’engage dans cette opportunité professionnelle, au regard de l’évolution recherchée, ainsi que de mes capacités.
Je suggère une réunion la semaine du… si c’est possible, à une heure qui vous convient.
Dans l’attente de votre réponse, veuillez recevoir mes respectueuses salutations,
Monsieur… »
Une fois que vous avez justifié le report de l’entretien, le recruteur peut proposer une autre date.
Contacter directement le responsible
N’envoyez pas seulement un courriel d’excuse standard si vous ne pouvez pas vous rendre à un rendez-vous déjà fixé. Il est également conseillé de contacter votre contact principal immédiatement après le message original.
Une fois encore, il existe plusieurs raisons pour lesquelles vous pouvez être amené à annuler. Il se peut que vous ne puissiez pas vous rendre à l’entretien en raison d’un autre engagement urgent ou de votre état de santé.
Il n’est pas indispensable de contacter directement l’employeur dans cette situation. Vous pouvez simplement contacter le recruteur pour lui faire part de votre position et demander un autre rendez-vous à sa convenance.
Toutefois, si vous retirez votre candidature à un entretien en raison d’une autre opportunité d’emploi, l’employeur en sera informé en premier. Il est essentiel d’informer la personne concernée au moins un jour à l’avance, si possible. Cela démontre non seulement que vous faites preuve de professionnalisme dans cette situation, mais aussi que vous tenez compte des besoins de l’employeur.
En outre, en justifiant votre refus, le débat peut aider l’employeur à reconsidérer son offre initiale. En effet, si votre profil s’avère être un atout important pour l’entreprise, votre employeur voudra négocier des conditions d’acceptation pour vous. Vous pourriez être agréablement surpris par le résultat si vous prenez le temps de passer ce coup de fil et de discuter avec votre employeur.